Lautari: order, discretion, and hospitality
Wie eine Rehabilitationsgemeinschaft mit dreißigjähriger Erfahrung das Zugangsmanagement mit Check-Ai digitalisiert hat und dadurch Sicherheit sowie Qualität der Aufnahme verbessert hat.
Lautari ist eine therapeutische Gemeinschaft, die 1992 in Brescia gegründet wurde und sich auf die Rehabilitation von Menschen mit Alkohol- und Drogenabhängigkeit spezialisiert hat. Von der Region Lombardei anerkannt und von der ASL Brescia zertifiziert, arbeitet Lautari mit einem humanistischen und pädagogischen Ansatz und stellt die Person in den Mittelpunkt eines Rehabilitationsprozesses, der 3 bis 5 Jahre dauern kann. Die Einrichtung beherbergt dauerhaft Dutzende von Personen und empfängt täglich Angehörige, externe Fachkräfte, Freiwillige und institutionelle Ansprechpartner.
La Sfida: gestire gli accessi in un contesto sensibile
Eine therapeutische Gemeinschaft ist kein gewöhnlicher Ort. Wer eintritt, wann er eintritt und wie lange er bleibt, sind Informationen, die sich direkt auf das Wohlbefinden der Bewohner und die Stabilität des therapeutischen Prozesses auswirken.
Lautari si trovava a gestire questa complessità con strumenti manuali:
1. Keine strukturierte Nachverfolgbarkeit der Zugänge: Für die Verwaltung der Besuche fehlte ein zentrales und leicht einsehbares System. Im Bedarfsfall—etwa bei einer institutionellen Kontrolle oder einer internen Überprüfung—war es zeitaufwendig und fehleranfällig, nachzuvollziehen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt anwesend war.
2. Nicht standardisierte Aufnahme: Besuche von Angehörigen, Freiwilligen und externen Partnern erfolgten ohne einen klar definierten Ablauf. Dies führte zu Inkonsistenzen in der Empfangserfahrung und zu einer zusätzlichen Belastung für das Personal, das bereits in therapeutischen Aufgaben eingebunden war.
Die Lösung: Check-Ai als digitaler Empfang / Zugangskontrolleur
Wir haben Check-Ai als zentrales System für das Zugangsmanagement implementiert und es an die spezifischen Anforderungen eines therapeutischen Umfelds angepasst, in dem Diskretion und Ordnung oberste Priorität haben.
„Check-Ai hat es uns ermöglicht, Ordnung in etwas zu bringen, das wir seit jeher aus dem Gedächtnis und auf Papier verwaltet haben. Heute wissen wir jederzeit genau, wer sich in der Einrichtung befindet, und unsere Mitarbeitenden können mehr Energie den Menschen widmen statt der Bürokratie.“ — Koordinator von Lautari
Digitaler Check-in am Eingang: Jeder Besucher—Angehörige, Freiwillige, externe Fachkräfte oder institutionelle Ansprechpartner—führt einen schnellen Check-in per QR-Code oder über eine feste Station durch und erfasst dabei Name, Besuchsgrund und Eintrittszeit.
Cloudbasierte Besucherdatenbank: Alle Daten werden sicher gespeichert und sind nur für autorisiertes Personal zugänglich, unter vollständiger Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Zu jedem Zeitpunkt ist nachvollziehbar, wer sich in der Einrichtung befindet, wer sie besucht hat und wie häufig.
Automatischer oder manueller Check-out: Am Ende des Besuchs erfasst das System den Ausgang und berechnet automatisch die Aufenthaltsdauer. Das Personal kann den Check-out auch aus der Ferne verwalten, ohne den Eingang physisch besetzen zu müssen.
Personalisierte Landingpage: Beim Zugang finden Besucher eine digitale Umgebung vor, die mit den Werten der Gemeinschaft übereinstimmt—schlicht, einladend und professionell—und praktische Hinweise, Besuchsregeln oder Nachrichten des Teams enthalten kann.
Die Funktionen von Check-Ai für Ihre Einrichtung:
- Verwaltung vereinfachen: Digitaler Check-in und Check-out zur Überwachung von Anwesenheiten, Besuchsdauer und Zugangsstrom nach Zeitfenstern.
- Echtzeitanalyse: Umfassendes Dashboard mit Zugriffshistorie, Besucherdaten und exportierbaren Berichten für interne oder institutionelle Kontrollen.
- Maximale Sicherheit: Cloudbasierte Datenverwaltung mit vollständiger Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, wodurch Risiken papierbasierter Register vermieden werden.
- Personalisierung: Eine an Kontext und Werte der Einrichtung anpassbare Benutzeroberfläche, die eine stets mit der Identität des Ortes übereinstimmende Empfangserfahrung gewährleistet.
