Come una comunità riabilitativa trentennale ha digitalizzato la gestione degli accessi con Check-Ai, migliorando sicurezza e qualità dell’accoglienza.
Lautari è una comunità terapeutica fondata a Brescia nel 1992, specializzata nella riabilitazione di persone dipendenti da alcool e droghe. Riconosciuta dalla Regione Lombardia e certificata dall’ASL di Brescia, Lautari opera con un approccio umanistico e pedagogico, mettendo la persona al centro di un percorso riabilitativo che può durare dai 3 ai 5 anni. La struttura ospita stabilmente decine di persone e accoglie quotidianamente familiari, operatori esterni, volontari e referenti istituzionali.
Una comunità terapeutica non è un luogo qualsiasi. Chi entra, quando entra e per quanto tempo si ferma sono informazioni che hanno un impatto diretto sul benessere degli ospiti e sulla serenità del percorso terapeutico.
Lautari si trovava a gestire questa complessità con strumenti manuali:
1. Nessuna tracciabilità strutturata degli accessi: La gestione delle visite non disponeva di un sistema centralizzato e facilmente consultabile. In caso di necessità — un controllo istituzionale, una verifica interna — ricostruire chi fosse presente in un determinato momento richiedeva tempo e margini di errore.
2. Accoglienza non standardizzata: Le visite di familiari, volontari e partner esterni avvenivano senza un flusso definito. Questo creava discontinuità nell’esperienza di accoglienza e un carico aggiuntivo per gli operatori già impegnati sul fronte terapeutico.
Abbiamo implementato Check-Ai come sistema centralizzato per la gestione degli ingressi, calibrandolo sulle specificità di un ambiente terapeutico dove riservatezza e ordine sono priorità assolute.
“Check-Ai ci ha permesso di dare ordine a qualcosa che gestivamo da sempre a memoria e su carta. Oggi sappiamo esattamente chi è in struttura in ogni momento, e i nostri operatori possono dedicare più energia alle persone, non alla burocrazia.” — Coordinatore di Lautari
Check-in digitale all’ingresso: Ogni visitatore — familiare, volontario, operatore esterno o referente istituzionale — effettua un rapido check-in tramite QR code o postazione fissa, registrando nome, motivo della visita e orario di ingresso.
Database visitatori in cloud: Tutti i dati sono archiviati in modo sicuro, accessibili solo al personale autorizzato, con piena conformità alle normative sulla privacy. In qualsiasi momento è possibile sapere chi è presente in struttura, chi è passato e con quale frequenza.
Check-out automatico o manuale: Al termine della visita, il sistema registra l’uscita, calcolando automaticamente la durata della permanenza. Gli operatori possono gestire il check-out anche da remoto, senza dover presidiare fisicamente l’ingresso.
Landing Page personalizzata: All’accesso, il visitatore trova un ambiente digitale coerente con i valori della comunità — sobrio, accogliente, professionale — che può includere indicazioni pratiche, regolamenti di visita o messaggi dell’équipe.
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